5.3.2 Proces řízení nákupu
Ing. Leo Tvrdoň, Ph.D., ALog., Ing. Jaroslav Bazala, Ph.D., ALog. a kolektiv autorů
Proces řízení nákupu
Pro definování a řízení informačních toků týkajících se nákupního procesu je nutno zajistit přesné rozdělení odpovědností a pravomocí s cílem dosažení maximálního zefektivnění (rozsah informací a rychlost) přenosu informací. Nedostatečné informace mohou působit nepoužitelné vstupy, zpožďování dodávek a zpomalování produkčních procesů, hromadění dodávek ve skladu, z čehož vyplývá nárůst zásob (rozpracovanosti).
Pro úspěšné řízení procesu nákupu je nutno zajistit jeho stabilizaci, opakovatelnost, stanovení jednotlivých odpovědností a pravomocí, cílů, měřitelných parametrů a shromažďování jednoznačných údajů. Tyto informace jsou ve formě karet produktů, zápisů z jednání, karet dodavatelů, nákupní dokumentace pro řízení, analýzy a rozhodování.
Standardizace nákupu
Proces nakupování je možno řídit (např. v souladu s požadavky norem pro vybudování a rozvoj systému jakosti – ISO 9001) jako cílový management, který stanovuje přesné odpovědnosti a pravomoci jednotlivým zúčastněným funkcím.
V souladu s požadavky normy ISO 9001 "musí organizace zajistit, aby nakupovaný produkt vyhovoval specifikovaným požadavkům na nakupování. Typ a rozsah řízení aplikovatelného na dodavatele a nakupovaný produkt musí být závislé na vlivu nakupovaného produktu na následnou realizaci produktu nebo na konečný produkt".
Vysvětlivky:
Uvedený příklad popisuje poměrně jednoduchý způsob řízení procesu nákupu; jsou v něm uvedeny klíčové činnosti, které je nutné vykonat, a to včetně přidělení odpovědností a určení vhodných nebo potřebných záznamů.
V případě, že proces nákupu představuje rozsáhlou agendu (např. vzhledem k rozdílným nakupovaným produktům, viz kapitola Produkt procesu nakupování), lze inspirativně použít rozdělení fází procesu nákupu podle nákupní situace (viz tabulka).
Jak je tento model sestaven? Uvažuje osm základních fází nákupního procesu, které mají být při nákupu aplikovány, a posuzuje potřebu jejich aplikace při třech různých nákupních situacích, které mohou obecně při potřebě nákupu nastat.
Model Robinsona a Farise, nazvaný P. Kotlerem "Systém kupní sítě"
Prvním nákupem se rozumí situace, kdy nejsou k dispozici žádné údaje pro porovnání - např. při zahajování nové výroby.
Opakovaný nákup nastává v případě, kdy jsou navázány stabilní dodavatelskoodběratelské vztahy, produkt je objednáván a dodáván podle sjednaného schématu a technických specifikací.
Jedná se o situaci, kdy již jsou zkušenosti s nakupovaným produktem, ale došlo ke změně jeho specifikací. Musí být analyzováno, je-li stávající dodavatel schopen (a ochoten) akceptovat je, aniž by to bylo na úkor potřeb a očekávání firmy.
Obsahem této fáze je identifikace problému, který je potřeba řešit - jestliže nakupovaný produkt je objednáván a dodáván podle sjednaného schématu dodávek (v nákupní situaci opakovaný nákup), není identifikován žádný problém.
V případě, že se vyskytnou odchylky od potřeby (např. změna výrobního sortimentu), mění se nákupní situace na modifikovanou. Podobná situace je při zahajování výroby, kdy se jedná o 1. nákup.
V této fázi jsou zjišťovány základní informace pro nákup, převážně v rovině množství, termín a místo dodání. Určí se také základní technické specifikace potřebného produktu. Pro 1. nákup a modifikovaný nákup platí podobná úvaha jako v předchozí fázi.
Produkt může být objednán pouze v případě, že jsou určeny i další potřebné parametry (technické parametry, jestliže nebyly určeny v předchozí fázi, balení atp.), které slouží jako přejímací podmínky.
