Evidence používání vozidla

5.5.1.7 Evidence používání vozidla

Ing. Christian Žmolík

Řada provozovatelů vozidel má tendenci podceňovat význam evidence provozu vozidel. Je třeba připomenout, že pokud správná evidence není řádně vedena, je ze strany provozovatele vozidla porušován zejména zákon o silniční dopravě, předpisy EU a následně také zpravidla daňové předpisy.

Evidence podle zákona o silniční dopravě

Podle zákona č. 111/1994 Sb., o silniční dopravě, ve znění pozdějších předpisů, je dopravce u silničních motorových vozidel, na které se tento zákon vztahuje, povinen vést záznam, resp. je povinen zabezpečit vedení záznamu o provozu vozidla, příp. záznamu o době řízení a bezpečnostních přestávkách, a to způsobem a v rozsahu stanoveném prováděcí vyhláškou č. 478/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a předpisy EU, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 561/2006; záznam se vede příslušným záznamovým zařízením anebo ručně. Podrobnosti jsou uvedeny a 4 tohoto díla.

Evidence u vozidel, na která se zákon o silniční dopravě nevztahuje

Podle zákona není dopravce povinen vést záznam o provozu vozidla u osobních automobilů používaných dopravcem pro vlastní potřebu (pro přepravu svých zaměstnanců).

Záznam o době řízení a bezpečnostních přestávkách není podle zákona dopravce povinen vést u vozidel používaných pro vlastní potřebu a u vozidel pro přepravu zvířat a věcí, jejichž celková hmotnost včetně přívěsu nebo návěsu nepřesahuje 3,5 tuny.

Přesto i u těchto vozidel, tj. u vozidel, na která se nevztahuje zákon o silniční dopravě, existuje povinnost vedení obdobné evidence. Z ustanovení § 4 písm. a) nařízení vlády č. 168/2002 Sb., kterým se stanoví způsob organizace práce a pracovních postupů, které je zaměstnavatel povinen zajistit při provozování dopravy dopravními prostředky, a z přílohy č. 1 k tomuto nařízení vlády je totiž zřejmé, že „zaměstnavatel je u zaměstnance, který řídí dopravní prostředek a na kterého se nevztahuje zákon č. 111/1994 Sb., o silniční dopravě, povinen zajistit, aby vedl v listinné podobě anebo technickým zařízením denní evidenci o době řízení dopravního prostředku a o čerpání bezpečnostních přestávek”.

Uvedené nařízení vlády bylo sice vydáno k dříve platnému zákoníku práce, nicméně podle ustanovení § 23 písm. g) zákona č. 309/2006 Sb., kterým se upravují další požadavky bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v pracovněprávních vztazích, se i nadále postupuje také podle nařízení vlády č. 168/2002 Sb.

Daňový význam evidence používání vozidla (knihy jízd)

Aby mohl daňový subjekt do daňových nákladů zahrnout náklady týkající se vozidla, musí být, ve smyslu ustanovení § 24 odst. 1 ZDP, schopen prokázat, že příslušné výdaje (náklady) jsou výdaji (náklady) na dosažení, zajištění a udržení jeho příjmů. Tzn., že musí také prokázat, že příslušné vozidlo bylo používáno (použito) pro činnosti, z nichž příjmy jsou příjmy zdaňovanými podle uvedeného zákona. Základním dokumentem, který bude správce daně nepochybně při prokazování příslušných výdajů týkajících se silničního motorového vozidla na dopravci požadovat, je také evidence o používání vozidla, ať je nazývána jakkoliv.

Obdobně tomu je v případě uplatňování odpočtu DPH z ceny nakoupených pohonných hmot, kdy podle § 72 odst. 1 ZDPH musí podnikatel, plátce DPH, prokázat použití PHM pro svou ekonomickou činnost.

S ohledem na uvedené je zřejmé, že nejjednodušším řešením je vedení evidence o používání vozidla (záznamu o provozu vozidla, evidence doby řízení, knihy jízd apod.) u všech i jen občas používaných vozidel. V případě, kdy povinnost vedení záznamu o provozu vozidla či evidence o době řízení a bezpečnostních přestávkách nevyplývá pro dopravce přímo ze zákona o silniční dopravě, tj. např. u jiných než výše uvedených druhů silničních motorových vozidel, bude postačovat vedení knihy jízd ve zjednodušené podobě.

Zjednodušená kniha jízd by měla obsahovat alespoň tyto údaje:

• obchodní jméno dopravce,

• druh a kategorii vozidla a jeho registrační značku,

• jméno a příjmení řidiče,

• datum, místo a čas začátku a konce přepravního výkonu,

• stav počítadla kilometrů při odjezdu a po příjezdu,

• konkrétní účel příslušné jízdy (nestačí uvést jen „služebně”),

• podpis odpovědné osoby dopravce a podpis řidiče.

Konkrétní účel jízdy (např. nákup materiálu, kontrola stavebních prací, jednání v bance apod.) je vhodné do knihy jízd uvést zejména pro daňové účely, a to jako vodítko pro nalezení konkrétních dokladů prokazujících uskutečnění příslušné jízdy.

V případě soukromého použití vozidla zaměstnancem postačuje uvést poznámku „soukromě” a není ani nutno uvádět cíl jízdy či druh převáženého nákladu. Ve vozidle by však řidič měl mít doklad (např. smlouvu se zaměstnavatelem) o tom, že mu je toto firemní vozidlo poskytnuto také k soukromé potřebě.

Znovu připomínáme, že nejde jen o to, aby evidence používání vozidla byla v souladu s příslušnými ustanoveními právních předpisů o silniční dopravě, ale také o to, aby daňový subjekt byl…